校内各单位、广大师生：

为更好地服务于教学、科研和管理，服务于广大师生，服务于社会，根据学校关于2019年寒假放假安排的通知（寒假时间为2019年1月22日——2019年2月26日）和档案馆相关管理规定，特将寒假期间有关查档、调档相关事宜通知如下：

为便于寒假期间单位或个人办理档案相关事宜，校档案馆制定了寒假值班安排表(见附件)，寒假期间个人和单位若急需查阅相关档案资料，请提前一天与值班老师进行电话预约，以便提前准备调阅，办公地点：7163银河官方网址原北院图书馆一楼。

一、人事档案查阅：

1．需查阅教职工档案的单位首先提出书面申请，由查阅单位主管领导签署意见，并加盖公章，根据查阅事由，经人事处长或组织部长审批，档案馆长同意后方可查阅。

2．教职工档案不允许个人外借。人事处和组织部因工作需要必须借出使用时，要详细填写《借阅教职工人事档案审批表》，根据借阅事由，经人事处长或组织部长审批、档案馆长同意，并严格履行登记手续，借出时间一般不超过一周，特殊需要可适当延长，但最长不超过两周。

3．外单位查阅本校管理的教职工人事档案，要凭《查阅档案介绍信》和本人工作证，提出查阅档案的书面申请，根据查阅事由，经学校人事处长或组织部长审批、档案馆长同意后方可查阅。

4．因工作调动或升学需转递档案者，须凭人事处出具的调档函，经人事处长签字，档案馆长同意后方可办理。

二、 综合（文书、财务、科技、基建、照片、实物）档案查阅：

1.查阅档案须出示单位介绍信及查阅者有效身份证件。

2.填写《档案调阅单》，准确提供所查档案的相关内容（如年代、部门、查阅目的等）。

3.未经同意不得将档案擅自带出本馆，如需借阅，需经馆领导批准，并办理相应的借阅手续。

4.如需复印档案，需经档案馆同意，不得拆卷、不得摘抄、复制和查阅卷内其它无关档案材料。

5.不便交查阅人直接查阅的档案，由本馆工作人员进行查阅。

6.档案利用完毕后须填写利用登记表或意见建议；

三、调取毕业生档案：

调取毕业生档案的相关要求：

2017届，2018届本专科毕业生档案已全部整理归档完毕，青海本省生源毕业生档案已按规定全部移交青海省人才交流中心统一管理。凡2017届，2018届本专科毕业生考取研究生或有正式工作的、急需调档的，省外毕业生须携带调档函或第三方协议书，如委托他人代办的，委托人须携带本人有效身份证件、调档人的调档函原件、调档人身份证复印件、调档人写给委托人并压指印的委托书，方可调档。省内毕业生一律请携带调档函和身份证前往青海省人才交流中心调档。（地址：西山一巷5号，联系电话：6114301）

四、其他要求

1.办理地点：7163银河官方网址北校区（五四西路）图书馆楼一楼。

2.因工作流程需要，办理需本人或者委托他人到本馆一楼办公室办理，不接受电话、传真、邮件、快递等委托办理。

3.按照《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定，加盖学校档案馆盖章的档案复制品和原件具有同等效力。

4.值班人员要认真履行值班职责，做好值班记录；接待利用者要做到热情服务、态度和蔼，接听电话要用语规范、礼貌待人。

5.值班人员对本人值班期间档案馆的安全负主责，严格落实档案工作各项安全制度，确保服务利用过程中，档案不丢失、不损坏、不泄密，重要服务事项本人无法处理的应立即向档案馆馆长报告。值班期间值班人员须注意检查档案库房和办公区域安全状态，特别注意防火、防盗，发现安全事故苗头应立即处理，本人无法处理应立即向档案馆馆长报告，紧急情况可向学校保卫处110报警，并做好问题处理相关记录。

6.值班期间，若确有重要事项须由馆内其他非值班人员来馆办理的，若无特殊情况，相关人员应在接到馆长或值班人员通知后尽快来馆。

7.寒假期间档案馆全体教师无论值班与否都必须保持手机通信畅通，确保紧急事务能够得到及时妥善处理。

祝全体师生寒假平安，春节愉快！

7163银河官方网址档案馆

2019年1月17日

附件：

档案馆2019年寒假假期值班安排表